Communicatieplan Schrijven

door Erik Veenstra | mei 9, 2014 | Online Marketing

Communicatieplan schrijven met behulp van een simpel stappenplan. U heeft net een nieuw initiatief, een dienst of product ontwikkeld, waarmee er voor heel veel mensen iets gaat veranderen/verbeteren. Maar hoe kunt u iedereen waarvoor het belangrijk is bereiken en vertellen over uw idee, dienst of product?

Communicatieplan schrijven niet ingewikkeld

U moet een communicatieplan schrijven. Een communicatieplan schrijven hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Het is gewoon een kwestie van het identificeren van wat u moet of wilt zeggen, wat u nodig heeft om het te vertellen en u omschrijft de meest effectieve manier om het te vertellen. Veel mensen zullen geïnteresseerd zijn in wat u doet, het is vervolgens aan u om het volgende helder te krijgen:

• DOELGROEP | Wie ze zijn
• BOODSCHAP | Wat u ze wilt vertellen
• COMMUNICATIEMIDDELEN | Hoe u ze het gaat vertellen
• AMBASSADEUR | Wie gaat ze het vertellen
• PLANNING | Wanneer u het gaat vertellen

Het communicatieplan

Begin met een korte zin die verklaart wat de verandering is, hoe het zal helpen en wie zullen profiteren. Letterlijk 25 woorden of minder. Zet het bovenaan de pagina cursief, vet of op een andere manier om het te laten opvallen. Deze ene zin zal u helpen gefocust te blijven terwijl u uw plan ontwikkeld.

Situatie-analyse

Omschrijf vervolgens wat de aanleiding is geweest. Het zijn misschien de veranderende behoeften van een belangrijke doelgroep?  Of een nieuwe vorm van technologie die kan worden toegepast door uw bedrijf? Of misschien is het de perfecte invulling voor een markt niche?

Houd het kort en pittig, met behulp van actieve woorden en in gewoon Nederlands. Probeer het niet langer dan drie alinea’s te maken met niet meer dan drie zinnen.

Stakeholderanalyse

De volgende stap is het beschrijven van de mensen die moeten weten wat u te vertellen heeft. U weet al wie ze zijn; het is gewoon een kwestie van het in kaart brengen van alle stakeholders van uw bedrijf waarvoor het belangrijk is. Uiteraard zijn dat uw klanten, ook de medewerkers, vrijwilligers en uw  leveranciers. Denk ook aan andere bedrijven en dienstverleners die wellicht klanten naar uw bedrijf kunnen verwijzen.

Is uw boodschap interessant genoeg dat ook de media er interesse voor heeft? Dan moeten die media ook op uw lijst van belanghebbenden. Bedenk echter, dat de media geen gratis reclame voor u maken. En als u eenmaal de informatie heeft gedeeld met de media, dan heeft u er geen controle meer over.

Stel een lijst op van alle mensen of groepen die een reële of potentiële interesse in uw product of dienst kunnen hebben. Stel deze lijst op in volgorde van belangrijkheid en plaats bij elke groep een korte boodschap voor deze groep. Er bestaat niet zoiets als een ‘ het grote publiek ‘. Elke potentiële klant of doelgroep is anders, dus zullen ze uw product of dienst waarschijnlijk ook verschillend beoordelen.

Kernboodschappen

Nu is het tijd om een lijst met kernboodschappen samen te stellen. Stel een lijst samen met korte en bondige zinnen. Deze zinnen moeten een antwoord geven op de wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe vragen over uw product of dienst.

Communicatiemiddelen

Nu is het van belang om uit te zoeken via welke communicatiemiddelen u uw doelgroep het beste kunt bereiken. Helaas bestaat er niet zoiets als een ‘one size fits all ‘ oplossing voor communicatie. Iedere stakeholder of groep heeft een of meerdere favoriete manieren informatie te ontvangen. Het is nu aan u om de beste en meest effectieve methode of methoden te vinden.

Communicatiematrix

Een handig hulpmiddel om meer overzicht te krijgen is het opstellen van een communicatiematrix. Begin met het plaatsen van alle beschikbare communicatiemiddelen op een horizontale lijn. Vervolgens zet u alle doelgroepen op de verticale as. U krijgt in één keer inzicht in alle communicatiemiddelen per doelgroep. Hier is een eenvoudig voorbeeld :

U bent nu al een heel eind, alles wat u nu nog moet doen is taken toewijzen aan de mensen/afdeling die u gaan helpen, deadlines bepalen en afvinken als een onderdeel van het plan is afgerond.

Nogmaals zorg ervoor dat u het volgende helder omschrijft:

• Bericht: Wat hebben we nodig om de boodschap te vertellen?
• Kanaal: Hoe gaan we het ze vertellen?
• Mensen : Wie is er verantwoordelijk voor wat?
• Deadline: Wanneer moet het gebeuren?

En dat is uw communicatieplan. Het is eenvoudig, effectief en het neemt slechts een paar uur van uw tijd in beslag. Als u het eenmaal heeft opgesteld, kunt u het heel eenvoudig als leidraad gebruiken zodat u altijd koers houdt. Zie het als herinnering voor het geval u even uit koers dreigt te raken.

Tot slot, bedenk dat geen enkel plan volledig volgens plan verloopt. Zelfs ’s werelds beste communicatieplan zal gaandeweg worden aangepast aan de omstandigheden.